Rumus IF, COUNTIF, dan SUMIF untuk Laporan Kantor

Kalau kamu bertanya ke pekerja kantor rumus Excel apa yang paling sering mereka pakai selain SUM, jawabannya hampir pasti salah satu dari tiga ini: IF, COUNTIF, dan SUMIF. IF memberi keputusan otomatis ("Lunas" atau "Belum"), COUNTIF menghitung berapa banyak data yang memenuhi syarat, dan SUMIF menjumlahkan angka berdasarkan syarat tertentu.

Dengan tiga rumus ini saja, sebagian besar laporan rutin bisa dibuat otomatis: rekap penjualan per sales, jumlah karyawan terlambat, total pengeluaran per kategori, dan banyak lagi. Artikel ini membahas ketiganya dengan satu contoh data yang sama, supaya kamu bisa lihat bagaimana mereka saling melengkapi.

Contoh data: laporan penjualan

	A	B	C	D
1	Tanggal	Sales	Wilayah	Penjualan
2	03/11/2026	Rina	Jakarta	12.500.000
3	03/11/2026	Dodi	Bandung	7.200.000
4	04/11/2026	Rina	Jakarta	9.800.000
5	04/11/2026	Sari	Surabaya	15.000.000
6	05/11/2026	Dodi	Bandung	4.300.000

Data aslinya tentu bisa ratusan baris, tapi rumusnya sama persis.

IF: membuat keputusan otomatis

IF memeriksa satu kondisi, lalu mengembalikan satu nilai kalau kondisinya benar dan nilai lain kalau salah:

=IF(kondisi, nilai_jika_benar, nilai_jika_salah)

Misalnya target harian per transaksi adalah 10 juta. Di kolom E kita ingin status otomatis:

=IF(D2>=10000000, "Capai target", "Di bawah target")

Salin ke bawah, dan setiap baris langsung punya status. Kalau angka penjualan diubah, statusnya ikut berubah.

Operator pembanding

Kondisi di IF memakai operator berikut: = (sama dengan), <> (tidak sama dengan), >, <, >=, dan <=. Untuk membandingkan teks, tulis teksnya di dalam tanda kutip: =IF(C2="Jakarta", "Pusat", "Cabang"). Perbandingan teks di Excel tidak membedakan huruf besar dan kecil.

IF dengan hasil berupa angka

IF nggak harus menghasilkan teks. Contoh menghitung bonus 2% hanya untuk transaksi yang mencapai target:

=IF(D2>=10000000, D2*2%, 0)

Hasilnya angka, jadi bisa langsung dijumlahkan dengan SUM di bagian bawah.

Lebih dari dua kemungkinan: IFS

Kalau kategorinya lebih dari dua, misalnya "Tinggi" di atas 12 juta, "Sedang" di atas 7 juta, dan sisanya "Rendah", dulu orang menumpuk IF di dalam IF. Rumusnya cepat jadi sulit dibaca. Di Excel 2019 ke atas dan Microsoft 365, pakai IFS:

=IFS(D2>12000000, "Tinggi", D2>7000000, "Sedang", TRUE, "Rendah")

IFS memeriksa kondisi dari kiri ke kanan dan berhenti di kondisi pertama yang benar. TRUE di bagian akhir berfungsi sebagai "selain itu". Urutan kondisi penting: kalau "Sedang" (di atas 7 juta) ditaruh paling depan, transaksi 15 juta juga akan masuk "Sedang".

Menggabungkan syarat: AND dan OR

Untuk kondisi seperti "penjualan di atas 10 juta dan wilayahnya Jakarta", masukkan AND ke dalam IF:

=IF(AND(D2>10000000, C2="Jakarta"), "Bonus", "-")

Ganti AND dengan OR kalau cukup salah satu syarat yang terpenuhi.

COUNTIF: menghitung yang memenuhi syarat

COUNTIF menghitung berapa sel dalam sebuah rentang yang cocok dengan kriteria:

=COUNTIF(rentang, kriteria)

Beberapa contoh dari data kita:

• Berapa transaksi yang dilakukan Rina? =COUNTIF(B2:B6, "Rina") hasilnya 2.
• Berapa transaksi di atas 10 juta? =COUNTIF(D2:D6, ">10000000") hasilnya 2.
• Berapa transaksi yang bukan dari Jakarta? =COUNTIF(C2:C6, "<>Jakarta") hasilnya 3.

Perhatikan cara menulis kriteria dengan operator: operator dan angkanya ditulis di dalam tanda kutip, seperti ">10000000".

Kriteria dari sel lain

Laporan yang baik tidak menulis nama atau angka langsung di dalam rumus. Taruh kriterianya di sel tersendiri, supaya laporan bisa diubah tanpa menyentuh rumus. Misalnya G2 berisi nama sales:

=COUNTIF(B2:B6, G2)

Kalau kriterianya pakai operator, gabungkan dengan tanda &. Misalnya H1 berisi angka target:

=COUNTIF(D2:D6, ">=" & H1)

Wildcard untuk pencarian sebagian

Tanda bintang * berarti "teks apa saja", dan tanda tanya ? berarti "satu karakter apa saja". =COUNTIF(B2:B100, "Ri*") menghitung semua nama yang diawali "Ri": Rina, Rizal, Rini. Ini sangat berguna untuk data yang penulisannya tidak seragam.

SUMIF: menjumlahkan berdasarkan syarat

SUMIF bentuknya mirip COUNTIF, dengan tambahan rentang angka yang dijumlahkan:

=SUMIF(rentang_kriteria, kriteria, rentang_jumlah)

Total penjualan Rina:

=SUMIF(B2:B6, "Rina", D2:D6)

Excel mencari "Rina" di kolom B, lalu menjumlahkan angka di kolom D pada baris-baris yang cocok: 12.500.000 + 9.800.000 = 22.300.000.

Membuat tabel rekap

Kekuatan sebenarnya muncul saat SUMIF dan COUNTIF digabung dalam tabel rekap. Tulis daftar nama sales di kolom G, lalu:

	G	H	I
1	Sales	Jumlah transaksi	Total penjualan
2	Rina	=COUNTIF($B$2:$B$6, G2)	=SUMIF($B$2:$B$6, G2, $D$2:$D$6)

Salin baris 2 ke bawah untuk Dodi dan Sari. Perhatikan tanda $ pada rentang data. Tanpa itu, rentangnya bergeser saat rumus disalin. Rentang dikunci, sedangkan G2 dibiarkan relatif supaya ikut berganti ke G3, G4, dan seterusnya.

Lebih dari satu syarat: SUMIFS dan COUNTIFS

Bagaimana kalau ingin total penjualan Rina khusus wilayah Jakarta? Pakai versi jamaknya, SUMIFS:

=SUMIFS(D2:D6, B2:B6, "Rina", C2:C6, "Jakarta")

Perhatikan urutan argumennya berbeda dari SUMIF: rentang yang dijumlahkan ditaruh paling depan, baru diikuti pasangan rentang kriteria dan kriterianya. Kamu bisa menambah pasangan syarat sebanyak yang dibutuhkan. COUNTIFS bekerja dengan cara yang sama, tanpa rentang jumlah di depan.

SUMIFS juga cara paling umum untuk menjumlahkan berdasarkan rentang tanggal, misalnya total penjualan bulan November:

=SUMIFS(D2:D500, A2:A500, ">=" & DATE(2026,11,1), A2:A500, "<=" & DATE(2026,11,30))

Saudara dekatnya: AVERAGEIF

Kalau yang kamu butuhkan rata-rata, bukan total, pakai AVERAGEIF dengan susunan argumen yang sama seperti SUMIF. Rata-rata nilai transaksi Dodi:

=AVERAGEIF(B2:B6, "Dodi", D2:D6)

Hasilnya (7.200.000 + 4.300.000) / 2 = 5.750.000. Angka ini sering lebih berguna daripada total untuk membandingkan kinerja, karena sales yang transaksinya banyak tapi kecil-kecil bisa terlihat berbeda dari sales yang transaksinya sedikit tapi besar.

Kalau tidak ada data yang cocok sama sekali, AVERAGEIF menghasilkan error #DIV/0! karena Excel mencoba membagi dengan nol. Bungkus dengan IFERROR kalau tabel rekapmu memuat nama yang mungkin belum punya transaksi: =IFERROR(AVERAGEIF(B2:B6, G2, D2:D6), 0).

Kesalahan yang sering terjadi

• Rentang yang tidak sejajar. Di SUMIF, rentang kriteria dan rentang jumlah harus punya jumlah baris yang sama dan dimulai dari baris yang sama. B2:B6 dipasangkan dengan D2:D6, bukan D1:D6.
• Spasi tersembunyi. "Rina " (dengan spasi) tidak terhitung sebagai "Rina". Bersihkan datanya dulu dengan TRIM.
• Angka yang tersimpan sebagai teks. SUMIF melewatkan angka yang tersimpan sebagai teks, jadi totalnya lebih kecil tanpa ada error.
• Pemisah argumen. Di Excel dengan pengaturan regional Indonesia, pemisah argumen adalah titik koma: =SUMIF(B2:B6; "Rina"; D2:D6).

Kapan pindah ke Pivot Table?

SUMIF dan COUNTIF ideal untuk laporan dengan format tetap, misalnya template rekap bulanan yang selalu punya baris dan kolom yang sama. Kalau kamu cuma ingin menjelajah data dan mencoba berbagai sudut pandang dengan cepat, Pivot Table biasanya lebih praktis. Keduanya saling melengkapi. Banyak laporan kantor memakai Pivot Table untuk eksplorasi, lalu SUMIFS untuk laporan final yang formatnya sudah dibakukan.

Baru mulai belajar Excel? Baca dulu Belajar Excel dari Nol: Panduan Lengkap untuk Pemula untuk fondasi dan peta belajarnya.

IF, COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF, dan wildcard ada di level Intermediate Jago Excel, sedangkan IFS, AND, OR, COUNTIFS, dan SUMIFS ada di level Pro. Semuanya dilatih langsung di lembar kerja dengan studi kasus seperti laporan penjualan dan komisi sales bertingkat.